MwSt.-Rückerstattung für Hotels & Reisekosten in der EU

Geschäftsreisekosten können sich summieren - Nehmen wir an, Sie und Ihr Team haben eine Konferenzveranstaltung in Berlin zu besuchen, aber Sie sind in London tätig; von Flügen, Treibstoff- und Transportkosten über Kosten für Restaurants, Unterhaltung und Bars bis hin zu Materialien, anderen Dienstleistungen und Ausrüstung. Dabei sind die größten Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftsreise, dem Hotel und den damit verbundenen Konferenzkosten noch gar nicht berücksichtigt.

In den letzten zwei aufeinanderfolgenden Jahren machten die gemeldeten Geschäftsreisen über 15% der gesamten Tourismusausgaben innerhalb der EU aus, wobei das Wachstum weiterhin rasch zunimmt. Diese Zahl könnte sich in naher Zukunft mit durchschnittlich 523 EUR pro Reise auf 20 % annähern. Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben sind in der Regel mehr als zweimal so hoch wie die durchschnittlichen Kosten pro Nacht im Vergleich zu Privatreisen.

In den letzten Jahren stammten über 80% der Geschäftsreisekosten von Organisationen, die in EU-Mitgliedsstaaten registriert sind, aus Inlandsreisen und Reisen innerhalb der EU. Für 2017 wird erwartet, dass Geschäftsreisende fast 200 Milliarden EUR ausgeben werden. Deutschland und Frankreich, die bei der Ankunft von Geschäftsreisenden am beliebtesten sind und auch die größte Zahl an abfliegenden Reisenden in der EU haben, machen zusammen durchschnittlich 48% dieser jährlichen Ausgaben für Europa aus.

Aufgrund der erwarteten Komplexität der Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Ausgaben ausländischer Unternehmen gehen den Unternehmen jährlich Milliarden von Euro an rückforderbarer Mehrwertsteuer verloren - aber das muss nicht sein.

Hotels, Reisekosten und Mehrwertsteuer-Rückforderung - Wie funktioniert das?

Was die Aufschlüsselung betrifft, so macht die Unterbringung in Hotels und Mietunterkünften mit fast 40 % den größten Anteil der Gesamtkosten einer Geschäftsreise aus. Die Transportkosten machen weitere 30 % aus. Etwa 30 % bleiben für damit verbundene Kosten übrig, die von Freizeit über Veranstaltungskosten oder Dienstleistungen bis hin zu Lieferungen und Ausrüstungen im Ausland reichen.

Wie funktioniert also die Rückforderung der Mehrwertsteuer? Sie und Ihr Team befinden sich jetzt auf Ihrer Geschäftsreise in Berlin, und nach Ihrer Konferenz ist es an der Zeit, die Rechnung zu begleichen, bevor Sie nach Hause zurückkehren. Sie haben etwa 500 EUR pro Person für Hotels, Frühstück, Restaurants und andere Konferenzkosten für 10 Personen ausgegeben, und die Rechnung beläuft sich genau auf 5.000 EUR, etwa 600 EUR dieser Rechnung sind Mehrwertsteuer - 600 EUR davon können Sie zurückfordern.

Am kompliziertesten wird die Rückforderung der Mehrwertsteuer durch Fragen der Konformität. Die meisten EU-Mitgliedsstaaten erlauben die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf bestimmte Waren oder Dienstleistungsausgaben, wie z.B. Hotels, während einer Geschäftsreise an ihrem Wohnort. In jedem Land gibt es verschiedene Regelungen, was Sie in Bezug auf die ausgegebene Mehrwertsteuer zurückfordern können. Sie stellen Ihre Geschäftsausgaben für die letzten 12 Monate oder, falls gewünscht, vierteljährlich zusammen und erstellen auf der Grundlage der von Ihnen erhaltenen Rechnungen Anträge auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer.

Die Anträge müssen in Übereinstimmung mit den örtlichen Vorschriften eingereicht werden und werden von den örtlichen Steuerbehörden geprüft. Dabei sind jedoch die Vorschriften zur Einhaltung der Vorschriften von Land zu Land unterschiedlich. Nicht-EU-Unternehmen sind ebenfalls berechtigt, die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Ausgaben, die im Rahmen von Geschäftsaktivitäten entstanden sind, nach einem bestimmten Verfahren zu beantragen. Um einen Überblick über die Besonderheiten für jedes Land zu erhalten und herauszufinden, was wo zurückgefordert werden kann, werfen Sie einen Blick auf unsere VAT Rules Map mit den MwSt.-Vorschriften.

Tipps & Tricks – Dinge, die Sie wissen müssen

Der Prozess der Mehrwertsteuer-Rückerstattung kann manchmal verwirrend erscheinen. Es gibt ein paar einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Hotels und Ihre anderen Geschäftsreiseausgaben so reibungslos wie möglich zu gestalten und eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer-Ausgaben Ihres Unternehmens zu erhalten - dabei kann VAT4U helfen.

• Vorbereitung: Machen Sie sich damit vertraut, was Sie beantragen können und was nicht. Wenn Sie Ihre Hotelrechnungen geltend machen, haben Sie vielleicht auch vereinfachte Rechnungen und Quittungen von Ihrem Flughafentransfer oder Ihrem Frühstück, die Sie ebenfalls in Ihren Antrag aufnehmen können.
• Konformität: In Bezug auf das Thema Compliance und Prozesse rund um die MwSt-Rückforderung ist die frühzeitige Planung eines geeigneten Systems zur Erfassung konformer Dokumente ein scheinbar reibungsloser Prozess. Dabei ist es am wichtigsten, dass Ihre Mitarbeiter konforme Steuerdokumente erhalten.
• Rechnungsprüfung: Um Ihren Antrag so schnell und effizient wie möglich vorbereiten zu können, ist das Sortieren sämtlich erworbener Dokumente in einem ausreichenden Rechnungsprüfungsprozess wichtig. Nur so finden Sie alle erforderlichen Rechnungen wieder, wenn Sie sie für einen Antrag brauchen. Ein Tipp ist es, Ihre Ausgaben zu kategorisieren, um später die Datenverwaltung zu erleichtern.
• Länderkenntnis: Verstehen Sie die Grundprinzipien der MwSt.-Rückforderung in den Ländern, in denen Sie Ihren Anspruch geltend machen möchten - schauen Sie sich die VAT4U Rules Map an, um Ihre Planung für die Rückforderung zu unterstützen und damit Sie Ihre Erwartungen realistisch einschätzen können.
• Beantragung: Laden Sie alle Ihre konformen Ausgaben, die Sie geltend machen wollen, auf VAT4U hoch, befolgen Sie die notwendigen Schritte und lassen Sie sich die Mehrwertsteuer schnell & einfach zurückerstatten!

Kunden in der EU und darüber hinaus nutzen und vertrauen uns – VAT4U ist das erste Online-Tool zur Verwaltung und Automatisierung Ihrer MwSt.-Rückerstattung im Ausland, das von Kunden innerhalb und außerhalb der EU verwendet wird - es macht es einfacher als je zuvor, Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen im Ausland zurückzufordern. Melden Sie sich jetzt an und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, Ihre Mehrwertsteuer auf ausländische Ausgaben zurückzufordern.

Wenn Sie Fragen zum Mehrwertsteuer-Rückerstattungsverfahren in der Europäischen Union für Ihre Geschäftsausgaben haben, wird unser Team Sie gerne beraten. Sie können entweder über die Chat-Messenger-Funktion der Website mit uns kommunizieren oder sich für weitere Informationen oder Beratung direkt an uns wenden.