Warum die Unterscheidung zwischen Liefer- & Rechnungsadresse so wichtig ist

Da kein baldiges Ende der COVID-19-Pandemie in Sicht ist, arbeiten viele Menschen weiterhin von zu Hause aus. Ohne oder nur mit eingeschränktem Zugang zu den Firmenbüros entsteht der Bedarf für die Bestellung von Schreibwaren oder anderem Büromaterial für die tägliche Arbeit.

Wenn diese direkt an die Privatadresse der Mitarbeiter geliefert werden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Rechnungen nicht korrekt ausgestellt werden, weil bei der Bestellung von Materialien nicht oder nur wenig darauf geachtet wurde. Dies führt zu fehlerhaften Rechnungen, die nicht zur Rückforderung der Mehrwertsteuer zugelassen sind. Daher entgehen Unternehmen erhebliche Einsparungsmöglichkeiten.

Leider unterscheiden viele Mitarbeiter im Home Office bei der Bestellung von Büromaterial nicht zwischen Liefer- und Rechnungsadresse. Hier kommt der Fehler schnell ins Spiel. Die Lieferadresse ist der physische Ort, an dem die bestellten Artikel ankommen werden, auch bekannt als Versandadresse. Im Gegensatz dazu bezieht sich die Rechnungsadresse auf das Konto, über das abgerechnet wird. Auch wenn Mitarbeiter die Waren im Voraus bezahlen, ist es sehr wichtig, die Firmenadresse als Rechnungsadresse anzugeben, denn letztendlich wird die Firma das Büromaterial bezahlen.

Dies ist von großer Relevanz für die Finanz- und Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens, die für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung verantwortlich ist. Wenn in der Rechnung der Name und die Adresse des Mitarbeiters angegeben sind, ist es nicht möglich, diese in die Steuererklärung des Unternehmens aufzunehmen - weder für die inländische noch für die grenzüberschreitende Erstattung der Mehrwertsteuer. Unternehmen können ihren Mitarbeitern zwar weiterhin die Kosten erstatten, verlieren aber die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer aufgrund nicht konformer Rechnungen zurückzuerhalten. Auch wenn es drei Möglichkeiten gibt, eine falsch ausgestellte Rechnung (in Deutschland) zu berichtigen, erfordert dies einen großen Aufwand, der sich aufgrund des meist geringen Betrags einer einzelnen Bestellung für Bürobedarf oft nicht lohnt.

Da Amazon im Laufe der Zeit immer mehr an Popularität gewonnen hat, werden die meisten Büromaterialien vermutlich über diese Plattform bestellt. Es ist einfach, die Rechnungsadresse im letzten Schritt bei der Überprüfung einer Bestellung zu ändern. Die nachstehende Abbildung zeigt auf, wie Sie sie anpassen können.

Mit einer Online-Plattform zur Erstattung der Mehrwertsteuer wie der von VAT4U werden falsch ausgestellte Rechnungen automatisch erkannt, um sicherzustellen, dass Ihre Ansprüche auf MwSt. Erstattung mit den aktuellen Vorschriften übereinstimmen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr Unternehmen von einer Technologie profitieren kann, die nicht nur Zeit spart, sondern auch erhebliche Einsparungen ermöglicht.