Onderzoek bevestigt: we laten in Europa ontzettend veel btw-claims liggen

We weten allemaal dat we de btw over kosten die we als bedrijf in andere EU-lidstaten maken kunnen terugvragen via de Nederlandse belastingdienst. Maar toch worden die claims verrassend vaak niet ingediend.

Behoort u ook tot de 54% van de Europese bedrijven die de buitenlandse btw niet terugvraagt?

Btw terugvragen – het blijft vaak liggen

Als uw werknemers in een andere lidstaat kosten maken, kunt u die btw terugvragen. Maar dat kan soms een behoorlijk lastige kwestie zijn. Met zoveel lidstaten zijn er ook erg veel verschillende regels over wanneer de btw precies kan worden teruggevorderd. In de praktijk worden veel claims vaak niet ingediend, terwijl het bedrijf wel recht heeft op de terugbetaling ervan.

Meer dan de helft EU-bedrijven vraagt geen btw terug

Maar liefst 54% van de Europese bedrijven vragen geen buitenlandse btw terug. Dat blijkt uit een rapport van SAP Concur, The hidden potential of VAT reclaim. Het rapport is het resultaat van een onderzoek onder 3.500 Europese finance managers.

De belangrijkste redenen voor dat niet-terugvragen zijn volgens het rapport dat in de declaraties van werknemers informatie ontbreekt of onjuist is (27%) en dat de declaraties items bevatten waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn (23%). Hierover schreven wij eerder al een blog.

De invloed van de Corona-crisis

Het toch al ingewikkelde terugvragen van btw is door de Corona-crisis nog lastiger geworden; er is massaal thuisgewerkt, btw deadlines werden verschoven en btw-regels veranderden steeds om de crisis het hoofd te kunnen bieden. Dat leidde ertoe dat werknemers hun declaraties vaak afwijkend deden.

In het onderzoek is daarom ook uitgevraagd hoe bedrijven zijn omgegaan met de Corona-crisis. 34% van de bedrijven zijn gestart met een effectievere belastingplanning en -strategie. Ook probeert een kwart van de bedrijven extra omzet te halen uit nieuwe klanten of prospects.

Digitale tools voor btw-claims

Desondanks laten dus een hoop bedrijven een relatief makkelijke bron van omzet liggen; het terugvragen van buitenlandse btw.

Veel bedrijven (61%) geven aan wel een digitale tool te hebben waarmee btw terug kan worden gevraagd, maar de helft gebruikt deze nog niet optimaal.

Daar valt dus nog winst te behalen – letterlijk.

De praktijk: waarom blijven de claims liggen?

Waarom blijft die btw-teruggaaf bij bedrijven vaak liggen? Daarover praten Paul Cramer en Bas de Koning van VAT4U Nederland in een verdiepend gesprek in deze podcastaflevering. In hun ervaring komt dit vooral door het gevoel van bedrijven dat dit een te moeilijke kwestie is. Een andere meer praktische reden hiervoor is dat er voor bedrijven vaak weinig inzicht is in de uitgaven van werknemers en dat het vaak om een klein bedrag gaat.

Ook bespreken ze waarom digitalisering en automatisering een echte gamechanger kunnen zijn en soms zelfs voor extra omzet kunnen zorgen. Het begint allemaal met het digitaliseren van de bonnen: daarmee maak je al een enorme winst in efficiency voor wat betreft het terugvragen van btw. Een tool kan je vervolgens bijna al het andere werk uit handen nemen.

Hoe u de btw-claim makkelijker kunt maken

Ziet u bij het indienen van een verzoek om teruggaaf van btw ook op tegen de ingewikkeldheid van de regels en de procedure? Er zijn procesverbeteringen mogelijk waardoor de btw van uw buitenlandse kosten vaker met succes terugbetaald worden. We hebben 6 veelgemaakte fouten voor u op een rijtje gezet. Ook geven we u 4 tips om het declaratieproces te verbeteren die ook echt het verschil kunnen maken. Bijvoorbeeld dat het voor kleinere bedragen vaak niet nodig is om een factuur in te dienen, als zo’n bedrag maar wel onder een bepaalde grens valt.

Wilt u er alles over weten, bekijk dan eens de Buitenlandse Btw Gids. Daarin wordt het hele proces besproken, van de eisen aan de claim en de facturen, tot hoe u het declaratieproces kunt verbeteren en hoe het proces gedigitaliseerd kan worden.

btw teruggave btw deadline
Get always updated!

Receive the latest VAT Recovery news by email.

022-satellite

VAT4U