Zo voorkomt u 6 problemen bij terugvragen buitenlandse btw

Ieder jaar werkt VAT4U hard om voor 30 september alle verzoeken om teruggave van buitenlandse btw ingediend te hebben. U importeert de bonnen en facturen in één keer in VAT4U en wij beoordelen deze. Door middel van kunstmatige intelligentie kunnen we tijdig nalevingsproblemen signaleren.
Alle verzoeken om teruggave van buitenlandse btw over het jaar 2020 moeten voor 30 september 2021 ingediend zijn. We zien ieder jaar weer dat bedrijven met een aantal procesverbeteringen meer buitenlandse btw terug kunnen vragen. Laat deze kans niet liggen.

6 veelvoorkomende fouten

Voor het terugvragen van btw is het noodzakelijk dat er een bon of een factuur aanwezig is, waarop de gemaakte kosten zichtbaar zijn. Een bon of factuur moet aan een aantal minimale vereisten voldoen.

De buitenlandse btw kan in de volgende gevallen niet terug worden gevraagd:

  1. Geen bon of factuur
    Het komt met regelmaat voor dat er geen bon of factuur voor de aanschaf van goederen of diensten is gescand, maar een ander document. Denk aan een creditcard afrekening, een pinbon, hotelreservering, orderbevestiging, e-mailcorrespondentie of een screenshot. Deze documenten zijn geen bewijsmiddel voor de teruggaaf van btw.
  2. Vereenvoudigde bon in plaats van factuur
    Voor kleinere bedragen mag een leverancier een ‘vereenvoudigde factuur’ of bon uitreiken. Deze bonnen moeten dan wel onder de drempelbedragen blijven. Soms reiken leveranciers bonnen uit, terwijl het drempelbedrag is overschreden. Voor deze kosten is een echte btw-factuur noodzakelijk. Enkele lidstaten hanteren een soepeler beleid en accepteren ook bonnen voor iets hogere uitgaven.
  3. Facturen met verkeerde tenaamstelling
    Facturen moeten op naam van het bedrijf staan. We treffen nog vaak facturen aan die op naam van medewerkers of privépersonen staan. Deze facturen moeten zo snel mogelijk hersteld worden.
  4. Bon of factuur niet leesbaar
    Soms wordt er bij bonnen of facturen een pinbon over cruciale factuurinformatie geniet. Als deze bonnen of facturen vervolgens worden gescand, is belangrijke informatie niet beschikbaar en kan de btw niet teruggevraagd worden. Ook komt het voor dat een bon of factuur slechts gedeeltelijk is gescand, waardoor essentiële informatie niet zichtbaar is of dat de scan wazig is. De betreffende bon of factuur moet dan opnieuw worden opgezocht en gescand.
  5. Ontbrekende gegevens
    Voor leveringen van diensten aan particulieren gelden andere regels dan voor ondernemers. Zorg al bij de bestelling of order dat het voor de leverancier duidelijk is dat hij aan een ondernemer levert. Anders kan het zo zijn dat een verkeerde toepassing van het btw-systeem plaatsvindt op basis waarvan ten onrechte btw is aangerekend. Dit komt vaak voor bij online dienstverleners en softwareleveranciers, zoals LinkedIn, Facebook, Dropbox en Microsoft.
  6. Ten onrechte berekende btw
    In sommige gevallen brengt een leverancier ten onrechte lokale btw in rekening. Als u dit signaleert, is het van belang om zo snel mogelijk een verzoek tot aanpassing in te dienen.

Zo verbetert u het declaratieproces

U kunt uw declaratieproces en orderproces verbeteren, waardoor het bedrag aan terug te vragen btw zal toenemen. In onze ervaring kunt u uw ‘teruggaaf score’ fors verbeteren; in sommige gevallen zelfs verdubbelen of verdrievoudigen!

Neem hiervoor de volgende acties:

  1. VAT4U Travel App
    Vraag uw medewerkers om de “VAT4U Travel App” te installeren. Het is een eenvoudig hulpmiddel (elektronisch visitekaartje), waarmee medewerkers snel en gemakkelijk de juiste gegevens aan een leverancier kunnen doorgeven en de juiste factuur meteen kunnen verwerken.
  2. Instructie aan medewerkers
    Instrueer uw medewerkers om alleen een juiste, complete en goed leesbare factuur in te sturen. Zorg dat uw medewerkers de juiste bon of factuur zonder pinbon inscannen. Van medewerkers hoeft u natuurlijk niet te verwachten dat zij de btw-regels kennen, maar wel dat zij van hun onkosten een duidelijk bewijs in de vorm van een bon of factuur overleggen.
  3. Gebruik zakelijke accounts
    Vraag uw medewerkers die online aankopen doen, zoals hotelboekingen, vacatures op LinkedIn of Facebook en licenties bij Microsoft, om een zakelijk account aan te maken. Daarbij dient het btw-identificatienummer van uw organisatie te worden opgegeven. Hierdoor wordt voorkomen dat leveranciers ervan uitgaan dat hun afnemer een particulier is.
  4. Dien tijdig declaraties in
    Verzoek uw medewerkers om tijdig declaraties in te dienen. De deadlines voor het terugvragen van (buitenlandse) btw zijn strikt, en iedere aanvraag die te laat wordt ingediend, wordt niet in behandeling genomen. Nog belangrijker is de mogelijkheid om in bepaalde gevallen, waarbij (buitenlandse) leveranciers onjuiste of onvolledige facturen hebben uitgereikt, die facturen te herstellen. Het herstel van de facturen door de leveranciers kost ook tijd. Sommige leveranciers stellen zich op het standpunt dat herstel over een afgesloten periode niet meer mogelijk is. Hoe dichter op de factuurdatum herstel wordt gevraagd; hoe succesvoller.

claim tips
Get always updated!

Receive the latest VAT Recovery news by email.

022-satellite

VAT4U